Porque é que os custos ocultos dos erros de pagamento são importantes

À medida que os contabilistas assumem uma maior responsabilidade, associada a recursos esticados, torna-se claro que a gestão do processo AP é incrivelmente demorada, para não falar na maior parte das vezes manual e enfadonho. É por isso que os departamentos de AP mais experientes - e os contabilistas que trabalham com eles - estão a explorar e a adoptar soluções de automatização de AP.

Ainda assim, quando a maioria das pessoas fala de automatização de contas a pagar, esta investigação muitas vezes gira apenas em torno do início do processo de contas a pagar - as dores de digitalização das facturas recebidas e o fluxo de trabalho relacionado com a sua aprovação. Muito poucas tecnologias abordam as questões prejudiciais que ocorrem no final do processo: os erros relacionados com o envio de pagamentos e a reconciliação.

É ainda mais provável que ocorram erros de pagamento quando se trabalha com fornecedores globais - como quando estão envolvidos métodos de pagamento multibancário e interbancário, tais como transferências bancárias, ACH, SEPA, PayPal, e cheques em papel. Esta é a último km do processo de contas a pagar, e é normalmente uma estrada não pavimentada.

Isto porque as empresas usam normalmente um processo manual, improvisado, envolvendo o pessoal da AP para recolher informações sobre pagamentos de fornecedores através de correio electrónico, entrar em múltiplos portais bancários, financiar e executar pagamentos, e acompanhar e reconciliar o seu estado. Mas quando os processos são manuais, o erro humano é inevitável, e esses erros causam dores de cabeça.

Estes erros também têm impacto na relação com o parceiro fornecedor, reduzindo a confiança do fornecedor na empresa. Numa cadeia de fornecimento competitiva, a incapacidade de pagar de forma fiável pode levar ao desgaste de fornecedores de alta qualidade.

Então, como evitar estes erros de pagamento dispendiosos? Antes de se poder resolver o problema, é necessário identificá-lo.

Erros de Pagamento Conhecidos

Os erros conhecidos são aqueles em que a causa pode ser identificada. Por exemplo, o banco reporta ao pagador que há falta de fundos, que não existe um beneficiário/beneficiário, ou que os dados de informação bancária de um fornecedor estão incorrectos.

Independentemente da natureza do problema, corrigir o erro pode ser enfadonho. Embora uma simples gralha possa ter causado o problema, identificar que informação estava errada e corrigi-la exige caçar o beneficiário para obter a informação certa. Uma vez corrigida a informação, é necessário voltar a apresentar o pagamento, o que poderá envolver taxas bancárias adicionais. A propósito, isto pode levar dias porque se está a trabalhar manualmente com duas partes diferentes.

As transferências "depósito directo" ou "câmara de compensação" tendem frequentemente a falhar a uma taxa muito mais elevada nas transacções internacionais, porque cada país tem as suas próprias regras únicas de encaminhamento e sintaxe bancária, e cabe ao pessoal de contas a pagar saber que informação recolher. Se faltar um campo ou se uma contagem ou padrão de caracteres do campo de pagamento for diferente do que um país específico requer, então o pagamento falhará.

Erros de Pagamento Desconhecidos

Os erros desconhecidos requerem uma investigação mais aprofundada. Estes erros muitas vezes só aparecem na altura de reconciliar as contas. A sua identificação pode ser um processo complicado envolvendo o descarregamento de transacções a partir de vários portais bancários, fazendo corresponder esses resultados com as ordens de execução de pagamentos, e determinando se os fundos foram compensados pelo banco.

Os custos de um mau processo de pagamento

Então, quanto custam estes erros de pagamento ao seu negócio? Considere quaisquer taxas bancárias, incluindo as taxas para investigar e reemitir pagamentos, e o tempo que o pessoal leva para identificar, investigar e corrigir erros. Os custos incluem também o tempo gasto na comunicação com os beneficiários e quaisquer danos à reputação.

Se uma empresa está a efectuar 500 pagamentos por mês, uma taxa de erro de 2% é de apenas 10 pagamentos e pode parecer aceitável. Mas mesmo 10 erros por mês podem resultar em €10.000 por ano em honorários e mão-de-obra, dependendo das pessoas e do tempo envolvido.

Esta estimativa de custos incorpora o salário e despesas gerais totalmente carregados associados a um membro do pessoal encarregado de identificar, investigar, comunicar, e resolver esses erros. Também inclui as múltiplas taxas bancárias que se somam devido a estes erros. Sem mencionar que o esforço é essencialmente não-revencional e distrai o pessoal de projectos mais valiosos.

Exigir Qualidade

Demasiadas organizações simplesmente anulam os erros como um custo de fazer negócios, em vez de melhorarem os seus processos. É uma forma de desperdício que a direcção e os contabilistas astutos devem considerar um problema e um obstáculo ao crescimento rentável e à escalabilidade. É tempo de começar a reconhecer que a última milha de contas a pagar é o próprio pagamento e o ROI para eliminar estes erros é altamente realizável.

Quanto é que os erros de pagamento custam às empresas com quem se trabalha?