Como Criar Agendas de Reunião Eficazes para Chamadas Online

"Isto podia ter sido um e-mail".

Quantas reuniões em linha participou no último mês o fizeram pensar exactamente isso? Agora, quantas dessas reuniões tinham agendas detalhadas? Uma chamada sem uma agenda de reuniões eficaz acaba geralmente por se sentir como uma perda de tempo.

E no entanto, a maioria de nós está a assinar chamadas em linha sem saber o que será discutido. Um inquérito Intrado de 2021 a 250 funcionários americanos descobriu que apenas 37% dizem que as suas reuniões de trabalho têm sempre uma ordem de trabalhos.

Quer seja totalmente remoto ou uma equipa híbrida, ter uma agenda de reuniões eficaz pode ser um perigo para a sua produtividade - se souber como fazê-lo correctamente. Abaixo, vamos dar mais de 14 dicas para elaborar uma agenda que manterá as suas reuniões concisas, no bom caminho, e eficientes. Os seus colegas agradecer-lhe-ão por isso!

Porque é que uma Agenda de Reuniões Eficaz é importante?

- Elimina reuniões desnecessárias.

O próprio acto de criar uma agenda de reuniões revelará se a reunião precisa ou não de acontecer. Quando tiver de ser intencional sobre a sua próxima convocatória e delinear os seus objectivos e processos, tornar-se-á abundantemente claro se uma reunião será uma perda de tempo ou uma riqueza de conhecimentos.

- Torna as reuniões mais curtas.

Quando cada participante sabe o que deve estar a fazer na reunião, não há confusão de palavras nem silêncios estranhos à medida que as pessoas tentam descobrir o que devem discutir a seguir. Isso torna as reuniões mais curtas, e quem não adora uma reunião mais curta?

- Isso torna-as mais produtivas.

Em vez de saltar para um telefonema e de se debruçar sobre diferentes tópicos não planeados, terá um roteiro detalhado de para onde ir e como lá chegar rapidamente.

14 Dicas para criar uma agenda de reuniões eficaz para a sua próxima videochamada

Agora que vê como é essencial uma agenda de reuniões eficaz para a sua produtividade, vamos rever algumas dicas para elaborar uma para a sua próxima chamada.

1. Tire partido dos modelos gratuitos de agenda de reuniões

Não há necessidade de reinventar a roda quando há muitos modelos de agenda de reuniões disponíveis online gratuitamente. Basta descarregar um modelo a partir de uma das opções abaixo e começar a preenchê-lo ou personalizá-lo com base no resto das dicas desta lista.

• Microsoft Office (Word, Excel, e PowerPoint)

• Hugo (Hugo, Microsoft Word, e Google Docs)

• Companheiro (Google Docs)

2. Definir o objectivo da reunião.

Ok, isto parece óbvio, certo? Mas com demasiada frequência, temos reuniões nos nossos calendários que dizem simplesmente "Lançamento de website", com pouco contexto. Comecem a ser específicos. Para cada agenda de reunião, comece com o contexto mais um objectivo.

Por exemplo, pode ter uma agenda de reuniões de lançamento de sítios web que diga:

Contexto: Estamos a planear lançar o nosso novo website no 4º trimestre, e acabámos de receber as maquetes do nosso designer.

Reunião de objectivos: Vamos rever as maquetes, discutir o que queremos manter e o que queremos mudar, e confirmar a nossa linha temporal de lançamento.

3. Dê um objectivo a cada item e esboce os passos que irá dar para o alcançar.

Se tiver uma reunião mais longa com muito para discutir, certifique-se de que cada item da agenda tem um objectivo e um processo para o alcançar. Por exemplo, para uma reunião de campanha de rebranding, poderá ter o ponto da agenda de "Discutir novas linhas de orientação", mas não se esqueça de acrescentar detalhes por baixo dele, tais como:

Objectivo: Reduzi-lo a três linhas de identificação que estão mais alinhadas com a nossa nova marca.

Passos:

1. Como definimos a nossa nova marca?

2. Que tagslines estão mais alinhadas com a nossa nova marca, e porquê?

3. Terminar com uma votação. Os três primeiros avançam para a próxima ronda.

Ao ter um objectivo específico para cada item e uma repartição de como se chega a esse objectivo, acaba-se por ter uma reunião muito mais eficaz.

4. Dê um tempo definido para cada item de discussão.

Este é um passo que muitas pessoas não conseguem dar: Assim que tiver a sua lista básica de itens que sabe que precisa de discutir, estime quanto tempo demorará a passar por cada item. Depois, acrescente o tempo de reserva (alguns minutos ou mais). Porquê? Porque normalmente as coisas demoram mais tempo do que se poderia esperar, e pode haver pessoas que acabam por falar mais do que outras.

Estimar quanto tempo cada tópico demorará e adicionar o tempo de reserva garante-lhe tempo suficiente para rever tudo durante a reunião.

5. Não tente enfiar demasiados tópicos numa só reunião.

Como se pode evitar isto? Primeiro, decida quanto tempo será a reunião (de preferência, não mais do que uma hora). Depois, trabalhe para trás.